Нужен ли нам тайм-менеджмент?

Тема управления своим рабочим временем становится в последнее время все более популярной. Действительно, порой бывает так, что какой-то из пунктов вдруг ускользает от нашего внимания и, соответственно, выпадает из нашего графика. И остается невыполненным. А именно он и оказывается важным.

В результате мы либо получаем нагоняй от начальства, либо, если мы сами себе начальство, то просто «пролетаем» в важном вопросе и в результате что-то теряем. Возможно, что-то достаточно значимое для нас.

Для борьбы с этим явлением появляется много различных средств и механизмов. Начиная от всяческих «напоминалок» и органайзеров, и заканчивая серьезными курсами по тайм-менеджменту, подчас выливающимися во много денег и времени.

Но действительно ли нам нужны все эти объемные курсы? Возможно, все обстоит значительно проще.

Если Вы – не руководитель крупной фирмы или крупного подразделения, и в Ваши задачи не входит управление большими проектами и коллективами людей, то, скорее всего, у Вас нет необходимости держать на своем контроле десятки вопросов в день. Как правило, все необходимые дела ограничиваются двумя-тремя, от силы пятью-семью заданиями,  которые необходимо выполнить в течение рабочего дня.

Такое количество вовсе не является чрезмерным, и вполне соответствует объему кратковременной памяти человека, который составляет 7 +- 2 элемента. А значит, дело тут совсем не в памяти. Тогда в чем же?

Вот как обычно все происходит. Допустим, человеку необходимо сегодня написать кусок программы, или статью в блог. Вот он приходит на свое рабочее место, и начинается рабочий день. Приступает к работе. Но ясности пока нет. Кроме того, он до сих пор поглощен дорогой на фирму (где ему пришлось ехать в переполненном транспорте) и вчерашним футболом, где его любимая команда выиграла в упорном матче.

Итак, какое-то время уходит на воспоминания и на раскачку. Далее всплывает несколько второстепенных вопросов, и он решает зайти в Интернет, чтобы с ними разобраться. Заходит на несколько сайтов. Особо ценной информации не находит. Затем заходит на форум. Время летит быстро. Проходит половина дня, а основной вопрос не продвинулся ни на шаг.

После обеда он решает посмотреть свою электронную почту. Там накопилось достаточно много всего, и он в результате тратит на это пару часов. Затем вспоминает об основном деле. Но масса сил уже потрачена впустую, остается около двух часов, и за это время надо сделать работу. Кое-как берется за дело, но эффективность низкая, желания нет, усталость нарастает, а с ней и раздражительность. Дело не клеится. И тогда он решает развеяться и сыграть в компьютерную игру.

Игра его захватывает, вот уже все сотрудники разошлись по домам, а он все сидит над очередным уровнем. Наконец, пришедшая уборщица выгоняет его из-за стола, и он едет домой. Работа, естественно, так и осталась невыполненной.

Вопрос: при чем тут тайм-менеджмент? Сделать-то надо было всего одно дело. Но и оно оказалось несделанным. Основная причина тут не в неправильном распределении времени, а в отсутствии должного настроя на выполнение работы и в неспособности полностью сосредоточиться на деле.

Вот несколько простых советов, которые помогут Вам избежать всех подводных камней и проводить свое рабочее время максимально эффективно.

1. Выделите главное. Если у Вас в очереди несколько дел, выделите то из них, которое надо сделать прежде всего. Для этого не понадобится сложных методик. Ваше подсознание с готовностью подскажет, что именно надо делать. С этого самого дела Вам и следует начать.

Не начинайте с второстепенных дел. Во-первых, это будет отвлекать Вас от необходимости сделать основную работу. А во-вторых, оставит Вам меньше сил на нее.

2. Настройтесь на выполнение работы. Перед тем как приступить к делу, убедитесь, что Вы полностью настроены на выполнение конкретной работы. Нет смысла браться за дело, если мысли витают где-то вдалеке, пользы от этого все равно не будет никакой. Если надо делать работу, а настроения нет, лучше поработайте сначала над своим настроением и приведите его в порядок. После этого принимайтесь за дело.

3. Дайте себе конкретное задание. Принимаясь за работу, четко определите, что Вы должны сделать, и чем все должно закончиться. Не давайте себе неопределенных заданий, вроде того как «Поработать над изучением Фотошопа». Если действительно хотите поработать с Фотошопом, то четко определите, какой учебник Вы будете изучать, какие его главы, и что Вы хотите получить в результате. Так чтобы в конце дня можно было получить вполне определенный ответ на вопрос, сделано задание или нет.

4. Не отвлекайтесь. Не дайте своим мыслям увести себя в сторону. Если Вам надо писать программу, то не отвлекайтесь на звонки по телефону, Интернет, форумы и социальные сети, болтовню с сотрудниками. Иногда в различных пособиях по управлению временем даются инструкции отключить все телефоны, закрыть все окна и двери, уединиться, и т.п. Это, конечно, лишнее. Раздражители будут всегда. Если это не звонки потелефону, то может муха пролететь, или левая пятка зачесаться.

Раздражители обязательно найдутся. Важно то, как Вы станете на них реагировать. Но, конечно, от лишних раздражителей стоит избавиться. Нет смысла делать дело, и одним глазом смотреть телевизор. Если передача действительно интересная и полезная, определитесь, какое из двух дел в настоящий момент для Вас более важно. И займитесь именно им. Вы не Юлий Цезарь, и сидеть на двух стульях совсем не обязательно. Эффект от этого будет, скорее всего, нулевой.

5. Чередуйте свою деятельность. Делайте перерывы. Поработайте 40-60 минут, затем перервитесь на 5-10 минут. Конечно, при этом перерывы не должны переходить в основную деятельность. Как говорится, делу – время, потехе – час. Переключайтесь.

Если у Вас в этот день два важных дела, распределите время между ними равномерно. В первой половине дня, скажем, займитесь одним делом, а после обеда – другим.

6. Планируйте свое время. Нет, планировать по минутам не стоит. Используйте простую схему. Всем известен принцип Парето. Отведите 80% своего времени на основную работу, а оставшиеся 20% времени (в конце дня) – на непредвиденные дела, рутинную работу (чтение электронной почты, и т.п.), все остальное.

7. Повышайте свою энергетику. Если у Вас мало энергии, время свое Вы в любом случае будете тратить неэффективно. Именно уровень личной энергии определяет, какие люди становятся лидерами, а какие – рядовой массой. Врожденный уровень энергии у людей разный. Но над этим можно (и нужно) работать. Применяйте различные методики повышения собственной энергетики, например, такие, как цигун или ДЭИР. Повысив уровень своей энергии, Вы сможете сравнить, что было, и что стало. И это сравнение Вас удивит.

8. Подведите итог. В конце дня подведите итог своей деятельности. Что Вы планировали сделать, сделана ли работа, или нет. Если нет, то почему; и какая часть работы выполнена. Если да, похвалите себя за успехи, и, возможно, сделайте себе что-то приятное. Подсознание это отметит, и в следующий раз отблагодарит Вас более высокой эффективностью.

Вот и все. А тайм-менеджмент? Оставьте его тем, кто зарабатывает на этом деньги.

Что еще почитать по теме:

Как сделать больше, работая меньше
Простой резерв повышения эффективности Вашего бизнеса
Эффективны ли Вы при выполнении рутинных операций?
Берегите зрение
Весенняя уборка: Чистим свой почтовый ящик!

Тайм-брейк

Пожалуй, самый популярный ролик прошлой недели. Это надо видеть…

Не пропустите следующий пост! Подпишитесь на RSS!

Стой! Сделай ретвит, пока не забыл!